De 50 à 107 membres en un an : le site et l'outil de gestion du Club des Artistes de Montrabé
Le Club des Artistes de Montrabé, au nord-est de Toulouse, propose des cours, des ateliers et des stages de peinture pour adultes et enfants, et organise chaque année son salon. Comme la plupart des associations, il tient grâce à une poignée de bénévoles.
J'en suis le président, et c'est moi qui ai conçu son site et son outil de gestion. Ce projet, je l'ai donc vécu des deux côtés : celui qui développe, et celui qui passe ses soirées de rentrée à pointer des chèques.
107 membres
contre 50 un an plus tôt
1 minute
pour saisir les chèques et les versements HelloAsso, contre une heure l’an passé
Écarts signalés
entre la liste des membres et la comptabilité, automatiquement
Le point de départ
Côté bureau, les inscriptions vivaient un peu partout : un espace de notes partagé, un tableur de trésorerie, des chèques, parfois des espèces. Chaque rentrée demandait des heures de saisie et de rapprochement, et il suffisait d'un oubli pour que la liste des membres et les comptes ne disent plus la même chose.
Les relances se faisaient à la main, et des paiements arrivaient en retard.
Surtout, notre règlement nous impose de prévenir chaque inscrit, dans un délai précis, du maintien ou de l'annulation de son stage. À la main, nous n'y parvenions pas toujours. Résultat : quand quelqu'un annulait à la dernière minute, nous étions mal placés pour le contester.
Et dans une association où les bénévoles se font rares, il n'était pas question d'ajouter une seule tâche au bureau.
Ce qui a été construit
Un site pour être trouvé
Un site vitrine qui présente les ateliers, les stages et la vie du club. Chaque activité a sa page, travaillée pour remonter dans les recherches faites depuis Montrabé et tout le nord-est toulousain, avec l'inscription en ligne au bout du parcours.
Voir le site du clubUn outil de gestion pour le bureau
Derrière le site, un outil sur mesure qui suit chaque inscription du premier clic jusqu'à la banque. Dix fonctions qui remplacent autant de tâches que personne n'avait envie de faire.
Inscriptions en ligne et sur place
Le jour de la rentrée, des QR codes « M'inscrire » et « Payer » sont posés sur la table, et le paiement passe par HelloAsso.
Tarif calculé tout seul
Selon le profil : adhérent, externe, tarif réduit. Plus de barème à retrouver dans un classeur, et surtout plus d'erreur possible : chacun paie exactement ce qu'il doit, sans que personne ait à vérifier.
Places limitées par stage
Avec fermeture automatique de l'inscription quand c'est complet.
Information des inscrits automatique
Rappels à J-30 et J-15, message « stage confirmé » ou « quota non atteint », le professeur étant prévenu en même temps.
Des relances qui savent attendre
Elles suivent le calendrier du club et la date de démarrage de chaque activité, laissent au bureau le temps d'agir avant de repartir, et se mettent en pause pour un membre ou pour tout le monde quand la situation le demande.
Documents relancés tout seuls
Fiches de renseignement des enfants et attestations d'assurance : la relance part sans que personne n'y pense.
Chèques enregistrés dès l’inscription
Chacun porte sa date de dépôt prévue : l'outil dit quand passer à la banque et combien de chèques emporter, plus aucun n'est oublié au fond d'un tiroir. Puis bordereau de dépôt et export par pôle pour la trésorerie.
Les chiffres prêts pour les subventions
La répartition des membres par âge, par sexe et par commune est calculée en continu : un dossier de subvention se remplit en deux minutes, et le bureau voit au quotidien si le club attire bien les actifs dont il a besoin pour durer.
Suivi des intervenants
Ce que le club doit à chacun, et l’historique des paiements.
Un accès bénévole aux droits limités
Pour qu'une personne puisse épauler le bureau — documents déposés par les membres, planning, échéancier en temps réel — sans pouvoir toucher au reste.
En images
Le site est celui en ligne aujourd'hui. Les écrans de gestion sont ceux de l'outil réel, remplis avec la base de démonstration : les noms affichés sont fictifs, aucune donnée de membre n'est publiée ici.
Le site, côté visiteur
L'outil, côté bureau
Les résultats
Un club qui a doublé
Le club est passé de 50 à 107 membres en un an. Tout ne vient pas de l'outil : le club s'est aussi ouvert à de nouveaux publics et à de nouveaux événements. Mais un site qui donne envie et une inscription qui prend deux minutes ont levé des freins bien réels.
Un public que les canaux habituels ne touchaient pas
Chaque atelier et chaque stage a sa page, travaillée pour remonter dans les résultats de recherche. C'est ce qui fait découvrir le club aux actifs : ceux qui ne lisent pas le bulletin municipal, qui ne passent pas au forum des associations, et qui n'imaginent même pas qu'un club de peinture existe à côté de chez eux. Ils cherchent « cours de dessin à Montrabé » un dimanche soir — il faut que le club soit là à ce moment-là.
Beaucoup moins de retards de paiement
Le paiement fait partie de l'inscription au lieu de venir après, et les relances partent sans que personne n'ait à y penser.
Des membres informés, un club protégé
Chaque inscrit reçoit l'état de son stage dans les délais prévus par le règlement, et chaque envoi est tracé. Personne n'est plus surpris par une annulation. Et quand un participant ne vient pas, le club peut s'appuyer sur ce qui a été envoyé.
Une comptabilité qui se tient toute seule
Les chèques et les versements HelloAsso se saisissent en une minute, contre une heure l'an passé. Surtout, chaque euro est suivi de l'inscription jusqu'au dépôt en banque : la liste des membres et la comptabilité ne peuvent plus diverger sans qu'un écart soit signalé.
Pourquoi ça a marché
L'outil a été construit autour du fonctionnement réel du club : son règlement, ses pôles, sa façon de tenir la trésorerie et le peu de temps de ses bénévoles. Ce n'est pas au club de s'adapter à un logiciel, c'est le logiciel qui s'adapte au club.
Votre association court après ses bénévoles ?
Inscriptions, paiements, relances, trésorerie : si ces tâches vous prennent vos soirées, parlons de ce qui pourrait se faire tout seul.
Discutons de votre projetRéponse en 24h • Sans engagement • Voir les tarifs TPE et associations
Ce qu'on écrit sur le sujet
Sécurité informatique : pourquoi la porte inviolable n'existe pas
Cyberattaque de l'Éducation nationale : pourquoi aucun système n'est inviolable et comment protéger votre TPE/PME avec un plan de secours.
Lire
L'IA dans une TPE : 5 règles pour ne pas sortir le lance-roquettes pour planter un géranium
Où utiliser l'IA dans une petite entreprise, et où l'éviter ? 5 règles simples de développeur : compétence, recul, données, bon outil, responsabilité.
Lire