Un CRM sur mesure pour une agence de conférenciers

Avant, le suivi commercial reposait sur l'agenda, la messagerie et beaucoup de mémoire. Chaque demande déclenchait la même série de tâches à la main : vérifier qui est disponible, monter un devis, l'envoyer, relancer, faire signer, organiser le déplacement, prévenir tout le monde.

Rien de tout cela n'est compliqué en soi. Mais multiplié par une dizaine d'événements par semaine, avec des interlocuteurs qui n'ont jamais le temps, chaque oubli coûte cher : un devis qui dort, un conférencier prévenu trop tard, un trajet qui ne colle plus avec l'horaire.

Et le jour où un mouvement de grève annule la moitié des trains, il faut pouvoir retrouver en quelques minutes qui doit aller où, et quand.

C'est souvent sur ce genre de détail qu'un outil standard montre ses limites.

Les clients et les conférenciers de l'agence reçoivent déjà trop de mails. La règle était donc claire : un seul message par événement, pas une invitation d'un côté et un récapitulatif de l'autre. Or l'outil de calendrier utilisé au départ imposait que le texte de l'invitation soit identique à la note de l'événement, ce qui obligeait à choisir entre un agenda lisible et un mail utile.

Deuxième contrainte : on ne choisit pas les outils de ses destinataires. Certains conférenciers utilisent des messageries récentes, d'autres une vieille boîte avec une ancienne version d'Outlook. L'invitation doit s'ouvrir et s'ajouter correctement à l'agenda chez tout le monde.

Nous avons donc développé un module d'invitations maison : un seul envoi, au nom de l'agence, avec un fichier calendrier complet et compatible avec les configurations les plus anciennes. L'agence garde la main sur le contenu, et les destinataires n'ont rien à changer de leur côté.