Association · Nuzéjouls, dans le Lot

LRAN : un site et un outil de gestion pour une association d'ateliers créatifs

Projet en cours de finalisation : mise en ligne prochainement.

LRAN — Lieux ressources animation Nuzéjouls — fait vivre son territoire avec une centaine d'ateliers artistiques et créatifs par an, quelques événements, et une centaine de membres. Les ateliers sont animés par des bénévoles, et l'on s'y inscrit à la séance.

L'association voulait un site qui donne envie de pousser la porte, et un outil qui allège le travail de ceux qui la font tourner, sans laisser personne de côté.

L'administration de LRAN sur ordinateur, tablette et téléphone : l'éditeur de flyer avec son aperçu A4, le suivi des paiements et le tableau de bord

Une centaine

d’ateliers artistiques et créatifs par an

Une centaine

de membres, des ateliers animés par des bénévoles

2 clics

pour sortir le flyer d’un atelier, prêt à imprimer

Le point de départ

Avec une centaine d'ateliers par an et des inscriptions à la séance, la gestion se joue au quotidien : qui vient à quel atelier, combien de places restent, qui a payé, et comment l'animateur bénévole sait-il qui attendre ?

À cela s'ajoutaient les adhésions, les dons, et une tâche qui prenait un temps fou : la création des flyers pour chaque stage. L'association se digitalise, mais une partie de son public, souvent plus âgée, compte toujours sur le papier. Pas question de la laisser de côté.

Ce qui a été construit

Un site pour donner envie

Un site vitrine centré sur les ateliers artistiques et créatifs, avec le programme à jour, l'inscription en ligne et un bouton pour ajouter un atelier à son agenda. La maquette, esthétique comprise, a été validée par l'association avant le moindre développement.

Un outil de gestion pour le bureau

Un outil sur mesure qui suit les inscriptions à la séance, les adhésions, les dons et l'argent qui rentre — et qui fabrique au passage ce que le bureau produisait à la main.

Inscriptions à la séance

En ligne ou saisies par le bureau : on s'inscrit à une séance, pas à l'année.

Paiement en ligne et sur place

Paiement par HelloAsso, et saisie des chèques et des espèces côté administration, pour que tout soit au même endroit.

Adhésions et dons

Gérés dans le même outil que les inscriptions, sans tableur à côté.

Des animateurs toujours à jour

Chaque animateur bénévole reçoit la liste des inscrits à son atelier, sans avoir à la demander.

Des rôles adaptés à l'association

Le président gère tout, autorisations comprises ; le bureau gère tout sauf les autorisations ; les membres accèdent à la partie publique.

Des flyers générés en deux clics

À partir des informations déjà saisies pour l'atelier : titre, dates, lieu, tarif, contact. Prêt à imprimer ou à télécharger.

Une signature e-mail pour chaque membre du bureau

Aux couleurs de l'association, avec les informations utiles et le numéro cliquable.

L'outil en images

Les écrans réels de l'administration, remplis avec un jeu de données inventé : huit personnes fictives, des numéros réservés à la fiction, des adresses en exemple.fr. Aucune donnée d'adhérent n'est publiée ici.

Tableau de bord de l'administration LRAN : panneau « À faire », chiffres de la saison, remplissage des ateliers, repartition des membres et derniers paiements — Le panneau « À faire » ne liste que ce qui appelle une action aujourd’hui : une inscription impayée après l’atelier, une cotisation annoncée depuis plus de quinze jours, une adhésion qui expire. Dessous, les chiffres de la saison, le remplissage de chaque atelier et la pyramide des âges.

Liste des membres avec filtres par etat et par droit a l’image, recherche, export et bulletin papier pre-genere — La liste des membres : filtres par état et par droit à l’image, recherche, export, bulletin papier pré-rempli pour l’année choisie. Le badge « dans 19 jours » prévient avant l’échéance, au lieu d’attendre que l’adhésion ait expiré.

Fiche d’un membre ouverte en volet lateral : identite, periode d’adhesion, droit a l’image et note interne — La fiche s’ouvre en volet, la liste reste visible derrière : identité, période d’adhésion, droit à l’image, et une note interne encadrée par ce qu’on a le droit d’y écrire.

Ecran des paiements : montants encaisses et en attente, filtres par type et par etat, numeros de cheque — Les paiements : ce qui est encaissé, ce qui est en attente, les filtres par type et par état, les numéros de chèque et la recherche par libellé.

Encaissement d’une cotisation rappelant le don de 25 euros annonce a l’inscription et le total de 35 euros recus — Le détail qui change tout au moment d’encaisser : la personne avait annoncé 25 € de don en s’inscrivant, l’écran le rappelle et calcule les 35 € reçus en tout. Un don annoncé et jamais rapproché, c’est un don qui disparaît.

Edition en place d’une fiche membre, avec l’adresse decoupee en rue, code postal et commune — L’édition se fait sur place, sans changer de page. L’adresse est découpée en rue, code postal et commune : c’est ce qui permet ensuite de dire d’où viennent les adhérents, chiffres à l’appui.

Editeur de flyer avec apercu A4 en direct : titre de l’atelier, photos, prochaines dates groupees par mois, animatrices et pied de page de l’association — L’affiche A4 se fabrique toute seule depuis la fiche de l’atelier : titre, photos, prochaines dates groupées par mois, animatrices et leurs numéros. L’aperçu se regénère à chaque frappe, et on décoche les séances qu’on ne veut pas annoncer.

Generateur de signature e-mail du bureau, avec apercu en direct et marche a suivre pour Gmail, Outlook et Apple Mail — La signature e-mail du bureau : aperçu en direct, copie déjà mise en forme, et la marche à suivre pour Gmail, Outlook et Apple Mail — parce que le champ « Signature » n’est pas au même endroit dans chacun.

Deux détails qui changent tout

Le papier n'est pas mort, il est automatisé

Créer un flyer, c'était ouvrir un logiciel de mise en page, retrouver le dernier modèle, recopier les informations, vérifier qu'aucune date ne s'était glissée de travers. Désormais, le flyer naît des informations déjà saisies pour l'atelier : pas de double saisie, donc pas d'erreur de recopie, et le public qui préfère le papier reste informé comme les autres.

Se digitaliser ne veut pas dire tourner le dos à une partie de ses adhérents. Un bon outil permet justement de faire les deux sans travailler deux fois.

La signature e-mail, tout bête mais si pratique

C'est un petit plus que j'aime glisser dans mes outils : chaque membre du bureau peut générer en un instant sa signature e-mail, aux couleurs de l'association et avec toutes les informations utiles.

C'est tout simple, et pourtant le lecteur d'un mail peut appeler en un clic s'il a besoin d'en parler de vive voix. Et mail après mail, l'association affiche une identité cohérente, quel que soit le bénévole qui écrit.

Les premiers retours

L'association a validé la maquette, esthétique comprise, et se montre très satisfaite du projet. Les résultats chiffrés viendront après la mise en ligne : ils seront publiés ici.

Une autre association, un autre outil

Dans le même esprit, découvrez l'outil du Club des Artistes de Montrabé, passé de 50 à 107 membres en un an.

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